Rayonnage Archives Administratives — Mairie de Lille
4 salles d'archives dispersées, gestion documentaire chaotique, 3 salles inutilement occupées. En 3 jours, nous avons centralisé 15 000 dossiers en 2 salles optimisées — libérant 3 espaces pour d'autres usages municipaux.
Contexte et Problématique
La Mairie de Lille gérait ses archives dans 4 salles distinctes réparties sur deux étages du bâtiment administratif. Cette dispersion créait une gestion documentaire inefficace : les agents perdaient en moyenne 45 minutes par jour à rechercher des documents dans des archives mal classées et physiquement éloignées.
Les archives courantes (moins de 5 ans), intermédiaires (5-30 ans) et historiques (au-delà) étaient mélangées, rendant impossible toute application rigoureuse des Instructions de tri et élimination des Archives départementales.
La contrainte budgétaire imposait de ne pas agrandir les locaux. La solution devait s'inscrire dans la démarche de modernisation du service documentaire initiée par la direction générale des services.
Fiche Technique
| Client | Mairie de Lille (59) |
| Secteur | Administration publique |
| Surface totale traitée | 120 m² |
| Durée d'installation | 3 jours |
| Produit 1 | Rayonnage Fixe Bureau 7 niveaux |
| Produit 2 | Compactus Fixe archives permanentes |
| Produit 3 | Module Latéral d'extension |
| Capacité finale | 15 000 dossiers |
| Plan de classement | Fourni et implémenté |
| Norme | Instructions de tri ICA / Archives Fr. |
Déroulement du Projet
Audit documentaire et spatial
Inventaire complet des 4 salles d'archives (comptables, RH, urbanisme, état civil). Classification selon les durées légales de conservation (5 à 100 ans selon les types). Mesure des 4 espaces existants et identification des 2 salles optimales pour la centralisation.
Plan de classement et conception
Conception d'un plan de classement en 6 catégories avec code couleur. Dimensionnement du rayonnage fixe bureau 7 niveaux (200 mm de profondeur, 900 mm de largeur) et du compactus fixe pour archives permanentes. Validation par le directeur des services administratifs.
Installation en 3 jours
Jour 1 : installation du compactus fixe archives permanentes (état civil, actes notariés). Jour 2 : rayonnage fixe bureau pour archives courantes et intermédiaires. Jour 3 : étiquetage, mise en place du plan de classement et formation du personnel.
Transfert et réorganisation
Accompagnement du personnel municipal pour le transfert physique des archives des 4 salles vers les 2 salles centralisées. Mise en œuvre du plan de classement et vérification de la conformité aux instructions de tri et élimination (ICA).
Conformité Archives Publiques
Durées de conservation légales respectées
- État civil : conservation permanente
- Délibérations du conseil : conservation permanente
- Marchés publics : 10 ans après réception
- Documents comptables : 10 ans
- Documents RH : 5 à 50 ans selon type
Organisation et accessibilité
- Plan de classement en 6 catégories codées couleur
- Index de localisation physique par dossier
- Bordereaux de versement conformes SIAF
- Séparation archives courantes / intermédiaires / définitives
- Accès restreint aux archives confidentielles (RH)
Solutions et projets connexes
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